Bis vor wenigen Jahren waren Konferenzen noch mit erheblichem Aufwand verbunden. Die Teilnehmer mussten zum Konferenzort reisen, wodurch Kosten für Hotelzimmer, Fahrkosten und Spesen anfielen. Alles Ausgaben, die Firmen in Zeiten knapper werdender Budgets gerne reduzieren oder besser ganz vermeiden möchten. Inzwischen gibt es auch eine echte Alternative zu dem traditionellen Konferenzkonzept: die Web Konferenz. Im Wirtschafts- und Wissenschaftsleben hat sich die Web-Konferenz sehr schnell durchgesetzt. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Zeit- und Geldgewinn, bei gleichzeitig hoher Effizienz. Eine Web-Konferenz ist quasi eine Weiterentwicklung der klassischen Telefonkonferenz. Mit dem entscheidenden Unterschied, dass jeder Web-Konferenz-Teilnehmer z.B. die Inhalte einer Präsentation live an seinem Computermonitor mitverfolgen kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Teilnehmer sich am Arbeitsplatz befindet oder die Konferenz von zu Hause aus verfolgt.
Technische Voraussetzungen
Alle Teilnehmer wählen sich vor Beginn der Web-Konferenz mit ihrem Festnetz- oder Mobil-Telefon ein, melden sich mit Ihrem Namen, der E-Mail-Adresse und dem Konferenz-Zugangscode im Internet an und die Konferenz beginnt. Es spielt dabei keine Rolle, mit welchem Betriebssystem der PC des Web-Konferenz-Teilnehmers ausgestattet ist, da die Konferenzsysteme plattformübergreifend sind. Windows, Macintosh oder Linux werden selbstverständlich gleichberechtigt akzeptiert. Neben den finanziellen Vorteilen, und der effektiven Unterstützung durch bildliche Darstellungen, verfügt die Web-Konferenz noch über weitere Pluspunkte. Es können beliebig viele Personen teilnehmen und zusätzliche Kosten durch Hardware- oder Softwareinstallationen, bzw. durch aufwendige Netzwerk-Konfigurationen, fallen nicht an. Darüber hinaus gibt es auch keine Behinderung durch Firewalls.
Zusätzliche Features
Web-Konferenzen sind keineswegs an starre Regeln gebunden, die Rolle des Moderators kann jederzeit von einem zum anderen Konferenz-Teilnehmer wechseln. Der Dialog unter den Teilnehmern ist also jederzeit gewährleistet. Auch Brainstorming, Abstimmungen oder Diskussionen können – offen oder gegebenenfalls auch anonym – problemlos durchgeführt werden. Durch zahlreiche Features kann man eine Web-Konferenz noch effektiver gestalten. So können z.B. durch mehrsprachige Menüführung – von jedem Teilnehmer individuell wählbar – Sprachbarrieren überwunden, der „virtuelle“ Konferenzsaal für neue Teilnehmer gesperrt oder ein Gesprächsmitschnitt webbasiert gestartet werden.